Política Para el Tratamiento de Datos Personales

1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de las normas tendientes regular el tratamiento de datos personales y promoviendo el respeto de los derechos del titular de la información, BEST CHOICE Y CIA SAS adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que desarrolle la compañía que involucre el tratamiento de datos personales por parte de sus administradores, empleados y colaboradores. Particularmente, esta política contempla el manejo de solicitudes de aceptación, consultas y solicitudes relacionadas con el tratamiento de este tipo de información.

Las presentes Políticas para el Tratamiento de Datos personales estarán públicas en el sitio web.

2. PROPÓSITO

BEST CHOICE Y CIA SAS lleva a cabo operaciones frente a las cuales es necesario la recolección de datos personales de personas naturales y jurídicas, con quienes BEST CHOICE Y CIA SAS sostiene diversas relaciones contractuales y/o comerciales. Por tal motivo, será necesaria la recolección y el tratamiento de dicha información respecto de todas las personas, tales como clientes, proveedores, contratistas, así como empleados y personas que se encuentren en proceso de vinculación contractual de cualquier naturaleza con BEST CHOICE Y CIA SAS, con el propósito de ejecutar de la manera más adecuada sus actividades sociales, administrativas y comerciales. Bajo los lineamientos legales y según lo dispongan las normas aplicables, en particular la ley 1581 de 2012, el Decreto Nacional No. 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, complementen o deroguen, BEST CHOICE Y CIA SAS podrá modificar esta política en el momento que sea necesario.

3. DEFINICIONES
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato privado: aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
  • Dato semiprivado: el dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
  • Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: se presenta cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. PRINCIPIOS

  • Principio de legalidad: el tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 en el decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
  • Principio de finalidad: el tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
  • Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Con el acceso, uso, navegación y/o interacción dentro del sitio web, el USUARIO ACEPTA Y AUTORIZA de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca el tratamiento de aquellos datos personales que le sean solicitados y que sean necesarios para el desarrollo de las relaciones comerciales y contractuales con BEST CHOICE Y CIA SAS.
  • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de temporalidad del dato: agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento cesarán su uso.
  • Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
  • Deber de información: BEST CHOICE Y CIA SAS informará al titular de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado, así como la finalidad y demás principios que regulen el tratamiento de esos datos. Además, informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del hábeas data por parte de los titulares procediendo al registro que exige la ley.

5. TRATAMIENTO

La información solicitada por parte de BEST CHOICE Y CIA SAS al titular, tendrá como finalidad primordial alimentar las bases de datos y herramientas con que cuenta BEST CHOICE Y CIA SAS para el desarrollo de sus actividades y de la relación comercial y/o contractual con los titulares, quienes deberán otorgar su consentimiento, previo, libre y voluntario, a través de cualquier miedo, siempre que pueda ser objeto de consulta posterior.

6. RESPONSABLE DE LA BASE DE DATOS

BEST CHOICE Y CIA SAS empresa de carácter comercial, actuara como responsable del tratamiento de aquellos ́ datos personales que sea suministrados en virtud del uso del sitio web y/o de las relaciones contractuales que de este surjan con los CLIENTE Y/O PROVEEDORES.

En condición de responsable del tratamiento, BEST CHOICE Y CIA SAS se compromete a tratar los datos personales que le sean suministrados de conformidad con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de Ley 1581 de 2012.

7. DATOS PERSONALES RECOPILAMOS

Datos personales y de contacto: BEST CHOICE Y CIA SAS requería la entrega, recolectará y almacenará los datos y la información personal y de contacto de sus CLIENTES Y PROVEEDORES, tales como nombre, dirección postal de envío, número de teléfono y dirección electrónica.

Esta información será entregada por el CLIENTE Y/O PROVEEDOR de manera voluntaria al momento de registrarse sitio web y al momento de realizar el envío de los formularios solicitados.

Además, BEST CHOICE Y CIA SAS recopilara toda aquella información personal o de contacto que le sea proporcionada durante cualquier correspondencia relacionada con la atención al CLIENTE Y/O PROVEEDOR.

Información financiera: BEST CHOICE Y CIA SAS, recolectará y almacenará datos e información financiera y de pago cuando el CLIENTE Y/O proveedor, allegue los formularios necesarios para realizar las actividades propias de la debida diligencia para el cumplimiento del sistema de prevención LA/FT y del programa de transparencia y ética empresarial y así mismo crear una relación contractual.

Esta información incluye, pero no se limita, a la forma y al método de financiamiento utilizada para la adquisición de los productos, la dirección de facturación, el valor de la compra, el código de identificación, el número de cuenta, el numero de la transacción Bancaria y toda aquella información y documentación requerida para conocimiento de las contrapartes.

Datos sensibles: Bajo ninguna circunstancia, BEST CHOICE Y CIA SAS, recolectará y/o almacenará datos sensibles o que afectan la intimidad de los CLIENTE Y/O PROVEEDORES, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, organizaciones sociales, de derechos humanos, intereses políticos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Datos de menores: Conforme a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, BEST CHOICE Y CIA SAS puede llegar a tratar datos de menores de edad, pero, en ningún caso de niñas o niños, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, asegurando en todo caso que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes establecidos en la Ley 1098 de 2006.

8. VIGENCIA

Esta política fue aprobada luego de la expedición de las normas relativas al hábeas data, modificada en función de las normas reglamentarias expedidas en el año 2015 y 2016 y publicada en la página web www.bestchoice.com.co La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.